BİRİM

DENİZCİLİK MESLEK YÜKSEKOKULU

İŞ UNVANI

ŞEF

ALT BİRİMİ

İDARİ PERSONEL, YARDIMCI HİZMET PERSONELİ

BAĞLI OLDUĞU MAKAM

YÜKSEKOKUL SEKRETERİ

EMİR ALACAĞI MAKAM

MÜDÜR, MÜDÜR YARDIMCISI, YÜKSEKOKUL SEKRETERİ

TEMEL GÖREVLERİ

Bandırma Onyedi Eylül Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Meslek Yüksekokullarında gerekli tüm faaliyetlerinin etkenlik, verimlilik ilkelerine ve görevi kapsamındaki mevzuata uygun olarak yürütülmesi amacıyla bulunduğu birimin görevlerini yapar.

GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI

• Bulunduğu birimin gelen her türlü evrakın imza karşılığı alınmasını, kayıt edilmesini ve ilgilisine iletilmesini sağlamak.
• Amirin talepleri doğrultusunda incelenen evrakların ilgili alt birimlere gereğinin yapılması için dağıtımını sağlamak.
• Bulunduğu birimin amiri tarafından yazılması talep edilen yazıların kurallara uygun olarak kısa sürede yazılmasını sağlamak.
• Bulunduğu birime gelen ve dosyalanması gereken evrakı, kayıt işleminden sonra sınıflandırarak konularına göre dosyalanmasını, bulunduğu birimden havale edilerek çıkan evrakın kayıt edilerek dağıtımının yapılmasını sağlamak.
• Giden evrakların birer suretlerinin ilgili dosyalarda muhafazasını sağlamak.
• Bulunduğu birimin personelinin özlük hakları ile ilgili konuların takip edilmesini, izin ve rapor gidiş - dönüş tarihlerinin Personel Daire Başkanlığına yazıyla bildirilmesini sağlamak.
• Yılsonu itibariyle saklanması, yok edilmesi ve arşive gönderilmesi gereken evrakın belirlenerek söz konusu işlemlerin yerine getirilmesini sağlamak.
• Birimin gereksinimi olan her türlü kırtasiye malzemelerinin alınmasını, faks, fotokopi makinesi, bilgisayar v.b. demirbaşın korunmasını ve bakımlarının yapılmasını, bunlara ait kayıtların tutulmasını sağlamak.
• Personele ait yıllık izin listelerinin yapılmasını ve onaya sunulmasını sağlamak
• Birimdeki tüm personelin viziteye sevk işlemlerinin yapılmasını ve imzaya sunulmasını sağlamak.
• Üst makamlardan birime gelen emir, talimat ve yönerge v.b. duyuruları personele imza karşılığı tebliğ ederek dosyalanmasını sağlamak.
• Birim çalışanlarının ödenek, tazminat, masraf, yolluk ve diğer mali haklar ve izin işlemlerinin ilgili birimler ile eşgüdüm içerisinde yürütülmesini sağlamak
• *Gelen, giden yazıları, şikayetlerle ilgili bilgileri ve saklanması gerekli diğer belgelerin dosyalanmasını sağlamak.
• Bulunduğu birimin amirlerinin vereceği benzeri görevleri yapmak.

İŞ ÇIKTISI

Yetki ve sorumlulukları içerisinde yapılan iş ve işlemlere ilişkin sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, liste, onay, form, rapor, ödeme emri, dosya, plan, sunu, karar onayı.

BİLGİ KAYNAKLARI

İşin gerçekleşmesi sırasında ihtiyaç duyulan bilgileri:

• Resmi yazılar, Kanunlar, yönetmelik ve tamimler
• Yazılı ve sözlü talimatlar
• Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar

Bilgilerin temin edileceği yerler:

• Rektör YARDIMCILARI, Genel Sekreter, Daire Başkanları, Bölüm Başkanı, Bölüm Başkan Yardımcıları, Müdür, Müdür   Yardımcısı

Bilginin şekli: Kanun, genelge, yönetmelik, yazı, telefon, e-mail, yazılı ve görsel yayın organları, yüz yüze

İLETİŞİM İÇERİSİNDE OLUNAN BİRİMLER

Müdür, Müdür Yardımcısı, Bölüm Başkanı, Yüksekokul Sekreteri BANÜ ile iş birliği içerisinde olan kurumlar, basın ve yayın organları, üniversiteler.

İLETİŞİM ŞEKLİ

Yazı, telefon, internet, yüz yüze

ÇALIŞMA ORTAMI

Müdür Yardımcılığı Çalışma Odası

ÇALIŞMA SAATLERİ

Hafta içi her gün 08:30-12:30 ile 13:30-17:30 saatleri arası (Resmî tatiller hariç)